22 czerwca 2020
Nota obciążeniowa w transporcie – czy jej wystawienie jest wystarczające?
W czerwcu 2020 r. ukazał się artykuł r.pr. Joanny Korytkowskiej na temat „Nota obciążeniowa w transporcie – czy jej wystawienie jest wystarczające?”. Artykuł został opublikowany w miesięczniku TSL Biznes. Poniżej pełna treść artykułu.
Zdarza się, że zlecona usługa transportowa została zrealizowana, przewoźnik jest przekonany że nastąpiło pełne rozliczenie usługi a po jakimś czasie niespodziewanie otrzymuje od kontrahenta wezwanie do zapłaty z załączoną notą obciążeniową. Czy taka nota obciążeniowa powinna – oprócz zdziwienia – zawsze budzić niepokój przewoźnika i jak powinien postąpić z wezwaniem do zapłaty wystawionym w oparciu o taką notę?
Aby odpowiedzieć na te pytania, najpierw potrzebne jest nieco wyjaśnień.
Transakcje w obrocie gospodarczym w przeważającym zakresie są dokumentowane fakturą. Wystawienie faktury nie jest konieczne, gdy transakcja nie jest opodatkowana VAT. Dokumentem rozliczeniowym może być wówczas nota księgowa. W zależności od tego, w jakim celu nota jest wystawiona, może stanowić notę obciążeniową, uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową. Noty obciążeniowe najczęściej wykorzystywane są w celu obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań, karą umowną, udokumentowania żądania odszkodowania, przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu np. opłat skarbowych. Noty uznaniowe mogą np. dotyczyć uznania dłużnika kwotą umorzonego długu. Natomiast nota załączona do wezwania do zapłaty, stanowiąca uzasadnienie dla dochodzonego roszczenia, jest notą obciążeniową.
Nota księgowa to nie nota korygująca
Mogą zdarzyć się sytuacje, ze po wystawieniu noty obciążeniowej strony dojdą do porozumienia i wystawca noty zrezygnuje z dochodzenia należności. Wystawca zastanawia się wówczas czy powinien wystawić notę korygującą, czy przesłać pismo anulujące notę obciążeniową. W takim przypadku nie ma podstaw do sporządzenia noty korygującej. Jeżeli podmiot chce zrezygnować z egzekwowania naliczonej kwoty i uzna, że nota obciążeniowa jest bezzasadna, powinien wystawić notę uznaniową, która skoryguje wartość noty obciążeniowej. Nota księgowa oraz nota korygująca (korygująca fakturę), to dwa zupełnie różne dokumenty wystawiane w innym celu, których nie należy ze sobą łączyć.
Prawidłowo wystawiona nota księgowa to dowód księgowy
Nota może być podstawą do wprowadzenia zapisów w księgach rachunkowych. Musi jednak spełnić warunki określone dla dowodów księgowych wynikające z ustawy o rachunkowości. Nota dla swej ważności nie musi być podpisana (jednak powinna zawierać znaki zapewniające ustalenie tych osób – wystawców). Należy ją wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach, po jednym dla dłużnika i wierzyciela. Nota nie musi być dostarczona i przyjęta w wersji papierowej – można ją również przekazać za pośrednictwem e-maila. Nota księgowa – otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi – stanowi inny dowód księgowy i jednocześnie podstawę do zapisów księgach rachunkowych (niekiedy musi być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową)
Nota obciążeniowa jako dowód istnienia zobowiązania
Nota obciążeniowa dokumentem wtórnym, potrzebnym do właściwego księgowania. Nota jako jedyna podstawa dochodzenia roszczeń nie jest wystarczająca, aby potwierdzić istnienie zobowiązania. Należy zauważyć, że nota w procesie cywilnym traktowana jest jak dokument prywatny i stanowi jedynie dowód tego, że określona osoba złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie. Treść takiego oświadczenia nie jest objęta domniemaniem zgodności z prawdą. Dlatego noty, o ile nie zostały podpisane przez dłużnika jako zaakceptowane, należy uznawać za dokumenty obejmujące wyłącznie oświadczenie tego kto je sporządził. Oznaczona w nocie obciążeniowej kwota powinna poddawać się weryfikacji. Powinna istnieć podstawa, na potwierdzenie że notę można było wystawić oraz ze wskazano na niej kwotę właściwą. Ciężar udowodnienia zasadności noty obciąża zawsze tego, kto wywodzi z niej skutki prawne. Osobą taką w przypadku wytoczenia powództwa jest wystawca noty.
Otrzymanie noty jako powód do niepokoju
Czy należy niepokoić się otrzymaniem noty obciążeniowej wraz z wezwaniem do zapłaty? To zależy od sprawy i zawsze trzeba to indywidualnie zbadać. W pierwszej kolejności należy sprawdzić czego dotyczyć ma zapłata kwoty żądanej na podstawie noty – jaki wskazano tytuł płatności.
Następnie należy zweryfikować, czy istnieje podstawa pozwalająca zweryfikować zasadność żądania (umowa, regulamin, czy powołano się na przepisy i jakie). Zdarza się bowiem, ze umowę przewozu oprócz podstawowych ustaleń regulują postanowienia ogólnych warunków czy regulaminu, których treść w chwili zawierania umowy nie zawsze jest szczegółowo analizowana. Dokumenty te obowiązujące u zlecającego wiążą jednak drugą stronę, gdy w chwili zawarcia umowy zostały jej doręczone. Jeśli jednak posługiwanie się tymi dokumentami byłoby zwyczajowo przyjęte to wiążą również wtedy, gdy można się z łatwością dowiedzieć o ich treści. Jeśli chodzi o wzorce elektroniczne to powinny być udostępnione drugiej stronie przed zawarciem umowy tak, aby można było wzorzec przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności.
Przedawnienie roszczenia z noty
Warto również sprawdzić upływ terminu przedawnienia roszczenia dochodzonego od przewoźnika, biorąc pod uwagę czy był to przewóz międzynarodowy czy krajowy. Po upływie terminu przedawnienia roszczenie nadal może być dochodzone na drodze sądowej, ale pozwany może skutecznie bronić się podnosząc zarzut przedawnienia tego roszczenia.
Opodatkowanie przychodu z noty obciążeniowej
Termin opodatkowania przychodu wynikającego z noty obciążeniowej skłania do podejmowania prób ich wystawienia i dochodzenia kwot kar, odsetek od kontrahentów licząc – nawet przy wątpliwej podstawie prawnej – że niektórzy z nich płatność zrealizują bez refleksji i poszukiwania zasadności podstaw, nie chcąc się wdawać w spory oraz bez marnowania energii, czasu i środków na wyjaśnianie. Co do zasady za datę powstania przychodu związanego z działalnością gospodarczą uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Biorąc pod uwagę, że otrzymana kwota kary umownej czy odsetek nie stanowi wydania rzeczy, zbycia praw majątkowych ani wykonania usług, za datę powstania przychodu należy uznać dzień otrzymania zapłaty, tj. faktycznego wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy lub w moment wpłaty gotówki do kasy.
Podsumowanie
Nota księgowa jest przydatnym narzędziem pozwalającym obciążyć drugą stronę umowy i mobilizować do płatności. Uprawdopodabnia zasadność żądania zapłaty. Może być szeroko wykorzystywana w transporcie. Do chwili zapłaty z istnieniem noty nie wiążą się dla jej wystawcy żadne obciążenia podatkowe w zakresie podatków dochodowych, zaś podatek VAT w ogóle nie dotyczy transakcji dokumentowanej notą. Podatek dochodowy jest związany z faktyczną płatnością kontrahenta. Można zatem spodziewać się, że noty obciążeniowe mogą okazać się częstym narzędziem do podejmowania prób dochodzenia roszczeń nawet z wątpliwą podstawą prawną. W sytuacji, gdy nota została wystawiona a istnieją jakiekolwiek wątpliwości co jej zasadności, rekomendowanym rozwiązaniem jest zawsze konsultacja z doświadczonym prawnikiem i ustalenie potencjalnych ryzyk i możliwości działania. W ten sposób przewoźnik otrzymuje najkorzystniejsze rozwiązania i unika narażania na zbędne koszty.
Link do pełnej wersji wydania: https://www.tsl-biznes.pl/online/TSLbiznes_2020_06